Agent de régie et guichet unique

Description du poste

Missions :

Gestion des inscriptions scolaires et périscolaires :

Scolaire-Périscolaire-Extrascolaire

• Préparer et mettre à jour le dossier d’inscription scolaire et périscolaire
• Suivre les inscriptions scolaires (affectations en respectant les effectifs de chaque école, radiations, mises à jour rentrée scolaire …) ; classement des dossiers
• Saisir les inscriptions dans le logiciel métier.
• Traiter et saisir les dossiers d'inscription en restauration scolaire, en accueils périscolaires et aux études surveillées
• Effectuer les inscriptions au centre de loisirs pour les mercredis et vacances scolaires (inscription, paiement, facture)

Extrascolaire :

• Traiter et saisir les dossiers d’inscription aux colonies, à l’école multisport, aux stages sportifs….

Régisseur de recettes

• Gérer en binôme la régie du service Espace famille usagers
• Encaisser les prestations municipales : restauration (enfants, personnel municipal), études du service enseignement, du périscolaire, centres de loisirs, service des sports, service jeunesse, activités petite enfance.
• Contrôler la caisse et effectuer le suivi des recettes
• Enregistrer les différents types de versements
• Participer à l’élaboration de la facturation mensuelle
• Garantir le respect des délais lors des dépôts ou les retraits de documents et de dossiers
• Elaborer, effectuer le suivi et gérer les tableaux de bord et la caisse
• Traiter les modifications de factures et des dossiers de demande de remboursements / annulations de titres
• Tenir des tableaux de bord nécessaires au suivi des recettes de la régie

Accueil du public

• Accueil physique et téléphonique des familles
• Informer et orienter dans les démarches liées à la scolarité des enfants et autour de l’école (sur RDV et sans RDV environ 5000 personnes à l’année)
• Orienter et conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures

Profil recherché / compétences

• Traiter des dossiers et saisir des documents
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Enregistrer ou saisir des données
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Rechercher et diffuser des informations
• Répondre aux mails

Savoirs socioprofessionnels :

• Expérience souhaitée sur un poste similaire
• Connaissance de l'environnement territorial
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise de l’outil informatique en matière bureautique (word, excel, outlook), d’utilisation du logiciel métier lié à l’enfance (Technocarte, Concerto, Mon Guichet) et des TIC (technologie de l’information et de la communication)
• Avoir le sens de l’accueil, avoir des qualités relationnelles, savoir écouter et reformuler
• Savoir rendre compte
• Avoir l’esprit d’équipe
• Avoir une présentation correcte
• Rigueur, sérieux, discrétion professionnelle sont des prérequis.

Pouvoir être habilité par la trésorerie pour encaisser les recettes.