Assistant(e) de direction

Description du poste

En qualité d’assistant(e) de direction et sous la responsabilité de la directrice de l’éducation, vous serez
en charge de l’accueil, du traitement des dossiers, du classement/archivage des dossiers ainsi que de
la planification et du suivi.

Missions

• Contact privilégié avec les établissements scolaires

Gestion administrative (scolaire/périscolaire)

• Assister le responsable dans l’organisation du travail de la Direction + gestion de l’agenda
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif
• Enregistrer les courriers arrivée/départ
• Consulter, filtrer et trier les courriers électroniques dans le logiciel de gestion
• Mettre en forme et rédiger des courriers
• Procéder à de l’archivage numérique
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer,
• inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels)
• Participer à la gestion et la mise en place des projets de la Direction
• Organiser et gérer la mise en place d’évènements liés aux activités de la Direction
• Gérer les fournitures de la direction (commandes et réassort)
• Gérer le planning d’utilisation du véhicule de service

Préparation et gestion budgétaire (Scolaire/Périscolaire)

• Recenser les besoins auprès des écoles (fonctionnement et investissement) et effectuer un chiffrage
• Elaborer les tableaux de préparation budgétaire (écoles et Direction)
• Suivre les budgets – Tableur Excel (services, écoles, ULIS, grève…)
• Demander des devis auprès des fournisseurs et prestataires (fournitures, abonnements transport…) + planification des sorties scolaires auprès du prestataire
• Vérifier, enregistrer et saisir des commandes dans le logiciel CIRIL
• Suivre les livraisons, valider les factures, gérer les litiges.
• Savoir rendre compte
• Exécuter et suivre les procédures administratives
• Être force de proposition en matière d’optimisation du service à rendre aux usagers
• Rigueur, sérieux, discrétion professionnelle sont des prérequis.

Marchés Publics (Scolaire/Périscolaire)

• Suivre les renouvellements de Marchés Publics en lien avec le responsable
• Vérifier les documents d’appel d’offres et les remettre à jour
• Analyser les candidatures avec le service des Marchés Publics
• Exécution des marchés: Rendez-vous fournisseurs pour mise en place, Rapport annuel du fonctionnement pour reconduction/non reconduction

PPMS (plan particulier de mise en sûreté)

• Gérer le contenu des malles PPMS dans les écoles, commandes et réassort
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• ULIS
• Préparer et suivre les conventions des frais de scolarité et de restauration des enfants ULIS
• Rechercher des informations, notamment réglementaires

Gestion administrative et budgétaire (DGA DEEC)

• Mettre en forme des actes administratifs et des courriers sur les logiciels de gestion
• Suivre le budget (crèche Bonjean)

Profil recherché / compétences

SAVOIR-FAIRE

• Traiter des dossiers et rédiger des documents administratifs
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Vérifier la validité des informations traitées
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances

SAVOIR-ETRE

• Communication orale et écrite
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Capacité à déterminer les priorités
• Savoir mettre en place des outils de gestion